「段取りが悪くていつも残業している…」「仕事が遅いと上司に怒られてしまった…」と落ち込む日があったことはありませんか？
頑張っているのになぜか思うように仕事が終わらない方やどうしたら仕事がスムーズにできるのか分からない方は、仕事が遅い原因を分析してあなたに合った対処法を身に着けることが大切です！
ただ、性格の違いや作業ペースは人それぞれだからこそ、仕事が遅いからと落ち込むことや焦る必要はありませんよ！
この記事を読みながら、自己分析と効率よく仕事を進めていくための方法のヒントを得たら、少しずつペースが上がっていくはずなので、是非最後まで読んでみて下さいね！
仕事が遅い原因を分析しよう！
まずはじめに、なぜ仕事がスムーズに進まないのか自分の行動や考え方から分析してみましょう。
仕事が遅い人のパターンとして４つの理由が挙げられるので、自分が当てはまる点がないか振り返ってみましょう。
その理由が明確に分かることで、対処法も見つかっていくので自己分析は重要なポイントとなります。
一人で抱え込み過ぎ
仕事を任されると最後まで責任を持ってやり切ろうとする姿勢は大切ですが、一人で抱え込み過ぎていませんか？
周りに質問や相談をしないことやサポートをしてもらおうとせずに、一人で判断して進めてしまうことで、ミスや作業内容に違いが後になって判明することで修正時間が必要になってしまうことがあります。
周りとのコミュニケーションが不足していることで、このようなことも起きてしまうため、一人で抱えすぎないようにすることが必要となります。
・周りも忙しそうだからと、質問や相談することを遠慮してしまう
・分からないことがあっても、自分で調べた内容で進めようとしてしまう
・任された以上、最後まで自分で責任を持ってやろうと助けを求めない
完璧を追い求め過ぎ
性格的に完璧に仕上げたいとこだわりを持って仕事に向き合うことはとても素晴らしいことですが、そのこだわりが結果的にチームや取引先・顧客に迷惑を掛けてしまっていることもあるでしょう。
丁寧に仕事に向き合うことは大切なことですが、求められた内容と時間に重点を置くことが必要なこともあります。
・一つのことに集中し過ぎて、臨機応変に対処できない
・時間よりも完璧に仕上げることが目標になり過ぎている
・重要なことではない小さなことにまでこだわり続けてしまう
後回し過ぎ
夏休みの宿題をギリギリになって終わらせようとするタイプのように、仕事を後回しして最終的に時間ギリギリになって焦ることはありませんか？
集中してやる気と根性で乗り切るという仕事の仕方では、ミスなどが発生しやすく、結果的に後れを取ることにも繋がりかねません。
自分の仕事の進め方を見つめ直し、どう仕事を丁寧かつスピーディーに取り組むことができるか改善する努力が求められるでしょう。
・苦手な業務をつい後回しにして作業する時間の確保ができなくなっている
・残業してギリギリ間に合えばいいと思っている
・業務アプリやツールをうまく使いこなせず仕事の進め方に変化がない
キャパオーバーし過ぎ
すでに仕事をいくつか仕事を抱えているにも関わらず、周りから頼まれて完全にキャパオーバー状態になってしまっていることはありませんか？
抱える業務量が多くなるほど、それぞれの仕事の遅れやミスが発生してしまうことがあるため、確実に期日が守られるのか？それぞれの業務の進捗状況を理解した上で引き受けるようにすることも必要です。
・頼まれると断れない性格で、いい人になり過ぎている
・周りに甘えることができず、残業して無理をしがち
・抱え込んでいる業務が多すぎて、どこから手を付けていいか分からなくなってしまっている
あなた自身の性格や仕事の進め方はこれらに当てはまることはありませんでしたか？
自己分析をすることは、仕事の進め方の改善点が見つけやすくなるため、落ち込む必要はありませんよ！
仕事が遅いからって落ち込む必要はない！
周りとの仕事のペースの違いを感じたり、上司から怒られて落ち込む日もあるかもしれませんが、仕事が遅いことが全て悪いことではないということもお伝えしておきますね！
仕事を早く進めることや期日を守ることはもちろん重要ですが、あなたの仕事に対する姿勢が結果的に良いことが起きることもあるからこそ、良い部分は今以上に伸ばしていき、自分自身のモチベーションに繋げていってくださいね！
成長段階中
まだ経験が浅く、スキルや知識が備わっていないことで仕事が遅くなってしまうのは、誰でも経験することです。
経験不足なだけで今は成長段階中だと捉えて、何度も繰り返し業務を行うこと、知識やスキルを学び、失敗も経験の一つとして次に生かすことを考えて前に進んでいきましょう。
分からないことは上司に質問を必ずし、自己解決や自己判断に任せすぎないようにすることも大切です。
丁寧でクオリティの高い仕上がり
ミスが少なく、丁寧な仕上がりができることはとても大切なことです。
誰が見ても見やすく理解しやすい資料作り、顧客の要望に合わせた仕上がりなどは、梱包や清掃など時間がかかることがあっても、その丁寧さが信頼に繋がることもあります。
丁寧かつスピーディーにできるように、効率化を高めていくことを意識するとさらに信頼や顧客満足度に繋がることになるでしょう。
ミスに気付きやすい
時間をかけて作業に取り組むことで、違和感やミスに気付けることもあります。
計算間違いや欠陥品などに気付きやすく、結果としてミスが事前にわかることでトラブルを回避することができます。
確認作業が必要な業務こそ、細かな気付きができることが信頼に繋がりやすくなります。
考察力・理解力が高まる
物事を深く考える方はどうしてもはじめの段階で、時間が掛かり過ぎてしまうことがあります。
初めての業務の場合は特に全てのことを理解するまでに、細かく調べることや本質を見抜くことが求められます。
考察力や理解力が高まれば、一番効率の良い道筋を見つけ出すことができ、最終的には仕事をスピーディーに取り組むことができるようになるはずです。
人と比べ過ぎないこと
性格や仕事に対する取り組み方が人それぞれあるからこそ、人と比べ過ぎてしまうことで劣等感を感じて落ち込むことや仕事に対するモチベーションを下げない意識を保ちましょう。
もし周りに仕事が早い方がいれば、ポジティブな目線で「〇〇さんはいつも効率的だからどんな風に取り組んでいるか観察してみよう！」「〇〇さんは〇〇が得意だから教えてもらおう！」と考えるようにしてみましょう。
劣等感を感じて落ち込むよりも、どうやったら今の状態を変えることができるのか自分を高めていく意識を持つことで自然と取り組み方が変わっていくことがあるでしょう。
できた自分を褒めてあげよう
期日を守ることやミスなく作業を終えることは当然なことだからこそ、上司などから特別労いの言葉や感謝の言葉を向けられないこともあるかもしれません。
ただ、そんな時こそ、できた自分を褒めてあげてモチベーションを高めてあげましょう。
ポジティブな言葉を自分に向けることで、仕事に対するモチベーションもあがりますし、周りの方にも「ありがとう！」「すごく助かりました！」と声をかけることでお互いの士気を高めることもできるでしょう。
仕事が遅いからといって自分を責めて落ち込む必要はありません。
時間がかかっても結果的に良いものに繋がることがあった場合は、あなたの仕事に対する姿勢を否定しなくても良いのです。
今よりも早めにできるようになれば、今よりもさらにいい結果を出すことができるのであなたのいい所を保ちつつ、改善できることをどんどん身に着けていけばいいのです！
効率よく仕事をする方法
仕事を効率的にするためには、あなたは何を改善するべきでしょうか？
苦手なことや分からない点が誰にでもあるものですが、そこを少しずつ理解し、自分に落とし込むことで作業効率がグンと上がっていくはずです。
いきなり多くのことをしなくてもいいので、まずはできることから始めていきましょう！
タスク管理をする
作業工程が多いと何から始めていけばいいか分からなくなる方は、このように工程を分けて作業の順番を見える化させていきましょう。
１．準備（情報収集、必要なものの入手）
２．作業（資料作成、組み立てなど）
３．確認作業（データチェック、検品など）
４．提出
付箋やノートに書き綴っても良いですし、タスク管理アプリなどを使用しても良いでしょう。
それぞれの行程においても、いつまでに終わらせるか決めることや途中段階で誰かに相談することもするとミスなく期日までに順調に作業が進みやすくなります。
優先順位を明確にする
多くの業務を抱えている時やさらに業務を任されることやトラブルが発生すると、何から進めるべきか判断に迷うこともあるでしょう。
それぞれの業務において「緊急性」「重要性」があるかということを考えて行動するようにしましょう。
以下の表をそれぞれの業務内容に当てはめてみて、緊急性や重要性が高いものから始めていくことを常に意識しておくようにしましょう。
期日を早めに設定する
「〇日までに仕上げてね！」と期日を伝えられても、「〇日の２日前までには仕上げよう！」と自分で早めに期日設定をすることもおすすめです。
期日までに仕上げたとしても、ミスや訂正が必要になる可能性や他の業務や緊急時の対応に追われてしまう場合も考えられます。
上司への確認と訂正する時間も見越して早く仕上げるためにすぐに取り掛かれるようにしましょう。
また期日よりも早めに仕上げることで、上司や取引先からの信頼も得られて評価に繋がることもあるでしょう。
一人で抱え込まない
任された業務を一人で抱え込み過ぎることや自己解決をしようとせずに、周りにサポートしてもらうことや質問やアドバイスをもらうようにすることも大切です。
何か行き詰ることや判断に迷うことがあれば、必ず上司などに今の状況を説明や一旦確認をしてもらうことで、ミスが判明することやその先にするべき答えが見つかることがあります。
他者の力を借りることは恥ずかしいことでもなく、むしろチームワーク力やコミュニケーション力にも繋がります。
報連相は必ず行う
仕事において報告・連絡・相談は欠かさないことです。
業務の進捗状況を伝えることや一人で判断できない時などは必ず相談することで、チームとの連携や把握、最適な方法が見つかります。
ワンマンプレーになってしまうと、ミスの発見の遅れや後で取り返しのつかないことに繋がる可能性もあるからこそ、常にコミュニケーションを図ることは大切です。
ちょっとしたことでも相手と話すことを癖づけることで、仕事に対する姿勢を評価されることや信頼関係にも繋がります。
完璧を求め過ぎない
どうしてもこだわりある仕上がりを求めたいという方もいるでしょう。
もちろんその姿勢はとても大切なことですが、相手が求めるものは何か？ということも考えるようにしましょう。
ミスなく正確に業務を進めることは大切ですが、結局時間がかかり過ぎることや相手が求めていないことまでこだわることで迷惑を掛けることやミスマッチが起こりやすくなります。
まずは上司や取引先から求められた内容や業務を進め、もしあなたがこだわりたい点があれば作業を先に進めずにまず確認してみることも大切です。
効率化を高める改善・スキルをつける
作業効率を高めるために、小さな改善を積み重ねることやスキルを身に着けることも必要です。
少しずつ効率が良くなると、最終的に自分が楽に仕事を進めるようになり、時間や気持ちに余裕が生まれていくことにも繋がります。
・よく使う文章のテンプレートを作る
・ショートカットキーを覚える
・よく使用するものをデスクトップに配置する
・アプリ機能やAI機能を活用する
・仕事が早い人のやり方を参考にする、コツを教えてもらう
整理整頓を日頃から意識する
デスク周りが散らかっていると、資料を探すことに時間を取られる場合や優先順位を間違えてしまう可能性もあります。
いくつかの業務を抱えている場合は、それぞれの業務を１つのファイルにまとめること、決まった場所に片付けることなど仕事に集中しやすい作業スペースをしっかり確保することも大切です。
職場だけでなく、自分の部屋も整える癖をつけるようすることで、自然と整理整頓することができ、行動しやすい状況を作り出すことができます。
リフレッシュする時間も大切
業務に行き詰った時やある程度の山場を越えた時は、10分程度小休憩を挟んでリフレッシュする時間を過ごしましょう。
外の空気を吸いに行く、お菓子をつまむ、ストレッチをして体を動かす、目をつむって頭を空っぽにするなど一旦業務から離れてみることで気持ちの切り替えや新しいアイデアが浮かぶことがあります。
また、帰宅後や休みの日は仕事のことを考えずに過ごしてオン・オフの切り替えができるように過ごすことも大切です。
疲れたままの状態ではいいパフォーマンスに繋がらないこともあるので、自分なりのリフレッシュ方法を見つけてみましょう。
作業効率を上げるためには、まずはできそうなことから取り入れてみましょう。
どうしたら仕事の効率が上がるのか、自分の行動パターンや性格を自己分析してみることも重要です。
テキパキと仕事ができるようになれば、成績や会社からの評価が上がり、自信に繋がっていくことになるでしょう。
まとめ
仕事が遅いと周りとの差に焦ったり、上司に怒られて落ち込むことがあるかもしれませんが、はじめから何でもできる人は少ないですし、苦手なこともあるからこそ自分を責めないでくださいね！
焦りを感じたり、落ち込むことがあるということはそれほど真剣に仕事に向き合っている証拠だからこそ、原因を追究し、改善するべきことが分かればすぐに実践してみましょう。
来年の今頃には、今悩んでいたことがまるで嘘かのように仕事を早くできるようになっているはずです！